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Gestão de Manutenção de Imóveis – Sétima dica



Fazer a gestão das manutenções dos imóveis de locação é um tema que trás calafrios aos operadores e administradores da Imobiliária. Administrar e gerenciar esses problemas não é uma tarefa simples, exigindo do corretor e dos operadores um conhecimento das cláusulas contratuais, da locação e da sua regulamentação.

Algumas Imobiliárias cuidam das manutenções e das reformas de forma excepcional e com isso são bem-sucedidas, e o processo transcorre de forma natural. Outras estão diariamente apagando incêndio e ao invés de fazer negócios estão preocupadas em resolver pendências.

Um dos objetivos deste material, é que traga ideias e sugestões para que ele não seja dor de cabeça, mas um setor rentável dentro da sua Imobiliária.

É importante que no Contrato de Locação esteja determinado a responsabilidade de cada uma das partes em caso de reformas e manutenção do imóvel locado.

Responsabilidades do Locador

Uma das obrigações do locador é a de entregar o imóvel em um estado que sirva ao uso a que se destina, bem como de responder pelos defeitos ou vícios anteriores à locação. Em razão destas obrigações, cabe ao proprietário providenciar quaisquer reformas ou manutenções para o reparo ou conserto de defeitos já existentes no imóvel no momento da locação. Nesse contexto, se o inquilino encontra vazamentos, tomadas estragadas ou telhas quebradas ao entrar no imóvel, por exemplo, a Imobiliária deve ser acionada, e que acionará o proprietário para providenciar os reparos.

O ideal que isso já seja verificado antes da locação e no momento da vistoria inicial do imóvel.

Outra obrigação do locador prevista em lei é a de manter a forma e o destino do imóvel durante a locação. Isso significa que o proprietário deve se responsabilizar pelas reformas e manutenções referentes à estrutura. Assim, as manutenções necessárias ao telhado, às paredes e aos muros, por exemplo, devem ser arcadas pelo proprietário do imóvel. O mesmo acontece se o dano é resultado de ações da natureza, como chuvas e tempestades. Nessa situação, mais uma vez, é dever do locador informar a necessidade de reparo, sob pena de ter que custear o restauro resultante do agravamento da situação.

Responsabilidades do Locatário

De acordo com a Lei do Inquilinato, é obrigação do locatário o reparo dos danos provocados por ele mesmo ou por terceiros durante a vigência do contrato de locação, independentemente de serem intencionais ou decorrentes de mau uso.

Essas avarias devem ser reparadas pelo morador e não pelo proprietário. Os casos mais comuns são: Danos nos encanamentos provocados pelo descarte de objetos em ralos e em vasos sanitários, e depredações dos móveis ou de bens de sua estrutura, como armários, portas, pias e box de banheiro.

Além disso, o inquilino é responsável pelas manutenções necessárias ao uso do imóvel, uma vez que a conservação do bem é sua obrigação. Por fim, também cabe ao locatário restituir o imóvel no estado em quem o recebeu, de acordo com o termo de vistoria. Assim, qualquer interferência sem prévia autorização do proprietário deve ser desfeita, bem como, quaisquer depredações ou estragos precisam ser reformados. A regra é simples: O imóvel deve ser devolvido como estava quando foi alugado.

Responsabilidades da Imobiliária

- Profissionais disponíveis

Na Imobiliária é interessante que exista um departamento que trate e atende esse tipo de demanda. Se isso não for possível em virtude da quantidade de manutenções que ocorrem, é importante que a Imobiliária tenha cadastrado em sua lista de parceiros profissionais, tais como: pedreiro, eletricista, pintor, chaveiro, jardineiro, encanador.

Muitas vezes a Imobiliária pode ter um faz tudo, que através da equipe desse próprio profissional já resolva todos os problemas, mas é importante a Imobiliária ter profissionais para atender essa demanda.

A Imobiliária precisa estar preocupada com o atendimento destes profissionais, pois eles irão nas casas dos inquilinos. Esses profissionais também resolverão problemas que o proprietário não tem condições de fazer, por isso procura e repassa tudo para a Imobiliária. Então é necessário que o departamento esteja preparado e acolha essas demandas.

Esse departamento ou esses profissionais precisam estar sempre à postos para os problemas que irão aparecer.

- Fluxo/Processo escrito para os Operadores

É necessário que os atendentes tenham a clareza de quais passos que devem ser seguidos ao receber uma solicitação de conserto ou manutenção a ser realizada.

Essas reclamações podem vir de diferentes lugares, mas é necessário que exista um processo bem desenhado para receber as reclamações. Mesmo que o processo seja simples, sempre seja executado da mesma maneira e que possa ter o acompanhamento de todos os responsáveis pela área, e que jamais ocorra da reclamação não ter sido atendida ou ter dado sequer o mínimo de atenção e retorno para o solicitante.

- Ambiente para que tudo seja descrito

Os operadores precisam ter um ambiente onde tudo será anotado para fazer a gestão das manutenções.

Nesse ambiente, será necessário fazer a descrição inicial da reclamação para posteriormente acompanhar todos demais andamentos, como:

* Nova solicitação de Manutenção;

* Aguardando orçamento;

* Aguardando autorização;

* Em execução;

* Finalizada.

Esses também podem ser indicadores de acompanhamento por parte da Imobiliária, para justamente verificar quantos processos estão em cada um dos ambientes e o tempo de espera para o fechamento das manutenções.

Outros indicadores que são interessantes a Imobiliária também acompanhar, podem ser: o tipo de problema que mais ocorre e quais os profissionais que mais solucionam pendências.

- Sugestões para melhoria na Imobiliária

Se faz muito importante a Imobiliária ter um software para fazer a gestão das manutenções onde tudo poderá ser anotado, gerenciando o profissional que solucionou o problema, as datas e o quais os problemas que foram resolvidos.

No software é necessário também fazer a gestão financeira da manutenção realizada, realizando a cobrança do Inquilino e do Proprietário conforme os acordos e responsabilidades acertadas.

A Imobiliária dentro do seu software também deve ter opção para guardar as documentações referente as manutenções realizadas. Essa documentação deve ser de fácil acesso, preferencialmente através de documentos digitalizados anexados ao software.

Conclusão

Esperamos que com as informações e dicas repassadas possamos ter ajudado de alguma maneira melhorar a forma como é encarada a manutenção dos imóveis em sua Imobiliária, e assim, melhorar a prestação de serviços com os proprietários e inquilinos. O principal objetivo é agregar mais valor, conseguir melhores honorários, aumentar a carteira de negócios, a satisfação dos clientes, exclusividade nos imóveis e o mais importante: elevar a profissionalização da Imobiliária a um outro nível, tornando-se conhecida por esse nível conquistado.

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