QUAIS OS BENEFÍCIOS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PELA IMOBILIÁRIA?

Todos os dias, procuramos formas de diminuir os custos e as despesas que são gerados pela imobiliária.

Buscamos estudar o deslocamento de um lado para o outro para diminuir o custo com combustível, reciclamos papéis, negociamos com fornecedores até a última instância. Também, estudamos os processos internos, melhoramos o fluxo de documentos e o atendimento às pessoas.

Mas, por outro lado, algumas pessoas continuam imprimindo os documentos que recebem na imobiliária e até mesmo, imprimem os documentos que os futuros clientes enviam por e-mail e whatsapp.

Pensamos normalmente que estamos perdendo tempo digitalizando os documentos que nos são entregues, mas quando o operador quer verificar ou procurar um documento, precisa procurar nos seus arquivos físicos ou no arquivo morto. Será que ele não está perdendo muito mais tempo precisando procurar essas informações?

Na situação onde um cliente quer uma segunda via do contrato ou da vistoria, ou mesmo a documentação de uma manutenção de imóvel que foi realizada, quanto tempo se perde para localizar esses documentos? Fora o tempo necessário para digitalizar e enviar para o cliente interessado, após encontrar o que foi solicitado.

No exemplo acima, podemos pensar na situação onde o documento já está digitalizado e fazendo parte do sistema da imobiliária. Nessa situação os documentos podem ser disponibilizados na área de cliente do site ou no aplicativo da imobiliária para a visualização e para impressão se o cliente da imobiliária desejar, proporcionando agilidade na localização dos documentos e possibilidade do autoatendimento.

A digitalização de documentos, além de diminuir os custos da imobiliária com impressão de documentos, armazenamento de documentação, pasta e arquivos, oferece uma maior segurança aos arquivos e também permite que sejam acessados de fora da imobiliária.

Veja através do vídeo abaixo como a digitalização de documentos está presente dentro do software Simob.